تلفن سازمانی یا voip به معنی انتقال صدا روی شبکه و پرتوکل اینترنت است. تکنولوژی پیشرفته ای که به مشاغل و کسب و کار های مختلف در ارائه خدمات سریع تر و بهتر به مشتریانشان کمک می کند. استفاده از ویپ باعث صرفه جویی در هزینه های درون سازمانی است. این تکنولوژی صدای آنالوگ را تبدیل به صفر و یک کرده و در درون شبکه انتقال می دهد. برای این منظور ابتدا صدای آنالوگ حاصل از گوشی به امواج الکتریکی تبدیل می شود. در وهله بعد امواج الکتریکی به فایل دیجیتال تغییر یافته و از طریق شبکه به سروهای سانترال (سرورهای voip) ارسال می شوند. سپس سانترال اطلاعات دیجیتال را به گوشی مقصد منتقل می کند. در پایان امواج الکتریکی توسط گوشی مقصد به صدای آنالوگ و قابل شنیدن تبدیل می شود.

تلفن سازمانی به عنوان IP تلفنی (IPT) هم خوانده می شود؛ چراکه همانطور که در ابتدای سخن گفتم، در این سیستم برای ایجاد ارتباط صوتی از پرتوکل های اینترنتی استفاده می شود. این سیستم به عنوان نسل جدیدی از ارتباطات تلفنی مجموعه ای متشکل از خطوط تلفنی اینترنتی و مرکز تلفن ابری است. سیستمی یکپارچه با هدف برقراری ارتباط بهینه با مشتریان و یا کارمندان و شعب یک سازمان که در هر نقطه جغرافیایی هستند.  استفاده از Voip باعث می شود هزینه های مرتبط با ارتباطات سنتی کم یا به طور کل حذف شود. با استفاده از ویپ شرکت ها دیگر نیاز به پرداخت هزینه بابت چندین خط تلفن و خرید سخت افزارهای گران قیمت نخواهند بود.

سرور تلفن های سازمانی ابری و مجازی بوده و خدمات قابل ارائه اش همانند خدمات سیستم تلفن های هوشمند می باشد. این خدمات را می توان اینگونه برشمرد:

  • تلفن‌های داخلی

در این سیستم به جهت استفاده از شبکه و نرم افزارهای هوشمند، هر تعداد خط داخلی که بخواهید بدون محدودیت می توانید ایجاد نمایید.

 

  • صندوق پستی صوتی (Voicemail)

Voicemail ساخته شده از ویپ ارتباط با مخاطبان را بهبود می بخشد. این سرویس امکان پیگیری سفارش‌ها را در تعطیلات به کسب و کارها خواهد داد.  البته برای ایجاد و ارسال پیام صوتی هر دو طرف باید از تکنولوژی ویپ استفاده نمایند.

 

  • ضبط و ذخیره‌ مکالمات

تلفن سازمانی به جهت بهبود خدمات دهی شرکت ها امکان ذخیره تماس صوتی و آرشیو تماس ها را به آن ها خواهد داد.

 

  • پشتیبانی از تلفن‌های نرم‌افزاری

در این سیستم با نصب نرم افزارهایی همچون Softphone به راحتی می توان به خطوط داخلی دسترسی داشته باشید و به احتی از موبایل و لپ تاپ های شخصی به عنوان وسیله اتباطی استفاده نمایید. این رویه به مدیریت ارتباط مشتری سازمان ها کمک شایانی خواهد کرد.

 

  • ارسال فکس و ایمیل

تکنولوژی ویپ بر پایه دیتا طراحی شده و به سادگی می توان از آن برای ارسال و دریافت ایمیل استفاده کرد.

 

  • تعامل با تلفن گویا

ایجاد فهرست صوتی (Interactive Voice Response) برای سازمان ها از دیگر امکانات این تکنولوژیست. سامانه ای که در هنگام تماس با بیشتر ارگان ها با آن مواجه می شود و از شما می خواهد با فشردن یک عدد به قسمت مورد نظر متصل گردید، این سیستم همان فهرست صوتیست که می تواند مخاطبان را به بهترین شکل راهنمایی نماید.

 

  • ایجاد صف انتظار

تکنولوژی ویپ به کسب و کارها اجازه می دهد صف‌های انتظار تماس داشته باشند. ایده مناسبی برای کنترل روزهای شلوغ به حساب می‌آید.

 

 

  • پاسخگویی در ساعات مشخص

ویپ امکان پاسخگویی تماس ها در ساعات مشخص به ارگان ها و صاحبین کسب و کارها می دهد. مزیت این کار اطلاع رسانی زمان مراجعه به مخاطبین در ساعات و روزهای تعطیلی است.

 

  • دسترسی به گزارش‌های تماس

تکنولوژی ویپ امکان گزارش گیری از crm سازمان ها را طراحی نمایید. گزارش هایی از اطلاعاتی چون اطلاعات مدت زمان، ساعت تماس، بخش، کاربر و …

 

 

مزیت های استفاده از تلفن سازمانی

از مزایای تکنولوژی ویپ و تاثیر آن در محیط کاری می توان این موارد را نام برد:

1- بی‌نیازی به سیم‌کشی‌های اضافی

از مهم‌ترین مزیت استفاده از Voip برای شرکت‌ ها، بی نیازی این سیستم از سیم کشی و ازتباطات خطی در شبکه می باشد. برای ارتباط می توان از خطوط اتباط کامپیوتری و دستگاه های دیگر بهره برد.

 

2- برگزاری کنفرانس‌های صوتی و تصویری

با این تکنولوژی هوشمند برگزاری حلسات صوتی و تصویری بدون هیچ محدودیت جغرافیایی با کمترین هزینه و به سادگی امکان پذیر خواهد بود.

 

3- ادغام تلفن و رایانه شخصی با یکدیگر

اهمیت این موضوع د زمان استفاده از نرم افزار CRM که نیاز به ارتباط همزمان مشتری و هماهنگی بخش هاست بیشتر جلوه گری می کند. ضبط مکالمه، بررسی طول زمان مکالمه و… نیز از دیگر مزیت این تکنولوژی است.

 

4- امکان استفاده از تجهیزات برندهای مختلف

با توجه به تولید تجهیزات نرم‌افزاری و سخت‌افزاری با کیفیت مورد استفاده در تکنولوژی ویپ از سوی برندهای مختلف در سراسر جهان حق انتخاب های بالایی برای مصرف کنندگان این تکنولوژی وجود خواهد داشت.

 

5- کاهش هزینه

همانطور که در بالا به آن شاره کردم، استفاده از سیستم تلفن سازمانی در هزینه های راه اندازی و نگهداری سیستم تلفن صرفه‌جویی می کند. دلیل این صرفه جویی عدم نیاز به تجهیزات سرور و سخت افزارهای گران قیمت است. در این تکنولوژی تمامی اطلاعات روی سرور ابری ذخیره می شوند. تلفن سازمانی ویپ بدون نساز به نیروی فنی و تنها با یک پنل مدیریتی می تواند تعداد خطوط داخلی را کم یا زیاد کند. حال آنکه این کار برای سیستم های تلفن سنتی بسیار پر هزینه است.

 

6- به‌روزرسانی‌های و توسعه نرم افزاری به طور مداوم

در راستای توسعه این تکنولوژی بسیاری از مراکز در حوزه Voip تلاششان پیشرفت و ارتقای فناوری، تجهیزات و نرم‌افزارهای این سیستم است. همچنین قابلیت برنامه‌نویسی و توسعه نرم‌افزاری از دیگر مزیت های این سیستم پرکاربرد به حساب می آید. از این رو با این سیستم امکان طراحی  اختصاصی مدیریتی برای هر سازمان وجود دارد.

 

معایب تکنولوژی تلفن سازمانی

از آنجاییکه هر تکنولوژی در کنار مزیت هایش، معایبی نیز دارد؛ تکنولوژی ویپ نیز از این قانون مستثنی نیست. دانستن معایب این سیستم برای سازمان ها و مشاغلی که می خواهند از آن استفاده کنند خالی از لطف نیست.

  • شنیدن صدای نویز در صورت به روز نبودن زیرساخت‌ های شبکه مخابراتی
  • از دسترس خارج شدن سامانه در صورت قطع جریان برق
  • به جای نویز شاهد سکوت در میان مکالمه بودن در صورت عدم برقراری درست ارتباط

 

تاریخچه استفاده از تلفن سازمانی

پیش از ظهور تکنولوژی ویپ تمامی شرکت ها و مشاغل مجبور به استفاده از سیستمی به نام POTS بودند. این سیستم بر روی شبکه تلفن سوئیچ عمومی راه اندازی و کار می کرد. هزینه استفاده از تلفن های مبتنی بر این سیستم بسیار بالا بود. با روی کار آمدن ویپ هزینه های ارتباط به حد چشمگیری کاهش یافت. اما این فناوری ارتباطی ریشه در کجا دارد؟ داستان VoIP به صد سال پیش در آزمایشگاه های بل بر می گردد.

نخستین بار در سال 1925 میلادی بخش های مهندسی در AT&T و شرکت وسترن الکتریک با هدف گسترش خدمات ارتباطی خود را در سراسر کشور، با هم متحد شده و آزمایشگاه بل را افتتاح کردند.

در سال 1938 میلادی اولین سینتی سایزر صوتی الکترونیکی توسط هومر دادلی،به نام  Vocoder به وجود آمد. بدین صورت که صوتی بر روی یک تلفن ضبط و توسط تلفنی دیگر بازآفرینی می شد. Vocoder در سیستم SIGSALY در جنگ جهانی جهت ارسال پیام های مخفی استفاده شد. البته هنوز هم در سیستم ویپ و ترانکینگ دیجیتال این فناوری به کار برده می شود.

آژانس پروژه تحقیقات پیشرفته وزارت دفاع ایلات متحده آمریکا (ARPA) با هدف دستیابی از راه دور به رایانه ها  اولین شبکه سوئیچینگ بسته را به نام ARPANET ساخت. نا گفته نماند؛ این شبکه از نخستین پذیرندگان ارتباط پروتکل شبکه TCP و IP است.

در سوئیچینگ بسته داده ها به طور مستقل و بدون نیاز به مدار اختصاصی، از طریق شبکه های تلفنی ارسال می شوند. ARPANET کامپیوتر هایی در هاروارد، UCLA و MIT که هر کدام در یک نقطه از امریکا بودند با کمک مودم به هم وصل می کرد.

 اینترنت در سال 1969 میلادی طی یک پروژه تحقیقاتی دانشگاهی متولد شد و آغاز به کار کرد.

در سال 1973 میلادی نخستین بسته صوتی از طریق ARPANET در آزمایشگاه Lincoln MIT توسط دو فرد به نام های باب مک اولی، اد هوفستر و چارلی رادار تولید شد. این انتقال صدا از طریق LPC صورت گرفت. LPC روشی نوین برای تجزیه و تحلیل گفتار بود که فرم های دیجیتالی فشرده را به کمک الگوریتم پیش بینی ضریب خطی به سیگنال های صوتی و گفتار تبدیل می کند.

 

در سال 1976 میلادی آزمایشگاه لینکلن و کالر هریسون، توانستند داده های صوتی را به کمک lpc منتقل نمایند.همچنین این دو در سال 1982 میلادی توانستند یک شبکه رادیویی بسته تلفن همراه و یک رابط با شبکه تلفن عمومی سوئیچ شده و یک شبکه کابلی محلی را از طریق LPC به هم متصل کنند.

در آن دوران استفاده شخصی از اینترنت غیر قانونی بود. غیر قانونی بودن اینترنت برای غیر نظامی ها تا زمانی ادامه داشت که شرکت CompuServe در سال 1975 به عنوان نخستین  ارائه دهنده خدمات اینترنتی گسترده تجاری پا بر عرصه گذاشت. نام این شرکت خیلی زود مترادف اینترنت شد. کاربران CompuServe می توانستند پیام های الکترونیکی و ایمیل به هم رد و بدا کنند.

بالاخره در سال 1980 شرکت CompuServe نخستین سرویس چت را منتشر کرد. این سرویس اولین سرویسی بود که به غیرنظامیان اجازه چت با کامپیوتر های شخصی را می داد.

CompuServe در سال 1997 میلادی ورشکست شد و توسط رقیب خود AOL خریداری گردید.

در 1989 میلادی ITU-T کدک صوتی پهنای باند G.722 را که درمقایسه با نسخه های قبلی کیفیت گفتاری بالاتری داشت را تایید کرد. G.722 سرعت داده های صوتی را به 64 کیلوبیت بر ثانیه رساند. این پهنای باند برای ارتباطات VoIP – به ویژه شبکه های محلی (LAN) بسیار ایده آل بود.

در سال 1989، برایان سی ویلز،نرم افزاری را ساخت که با آن به بازیکنان بازی های ویدیویی در زمان بازی با کمک مودم های تلفنی، امکان ارتباط با یکدیگر را پیدا کردند.

جان واکر در 1991 میلادی پهنای باند 32 کیلوبایت بر ثانیه را  طبق برنامه ای با نام NetFone برای دامنه عمومی منتشر کرد. NetFone که بعدها به نام Speak Freely شناخته شد؛ نخستین تلفن سازمانی مبتنی بر نرم افزار شد.

پیش از اسکایپ و زوم، Teleport (همان TeleSuite) برای تماس های تصویری استفاده می شد.

سرانجام Free World Dialup  معروف به FWD، در سال 1994 نخستین اقدام واقعی VoIP پا به عرصه رقابت گذاشت.

FWD  توسط جف پولور، براندون لوکاس و ایزاک جنی ساخته شد و همانطور که از نامش پیداست یک سرویس کاملا رایگان بود.

بنیانگذاران VocalTec، نخستین برنامه تجاری Voip در سال 1995 تلفن اینترنتی VocalTec را ساختند. با وجودیکه این تلفن اینترنتی به صورت دقیقه ای محاسبه مبلغ می شد اما برای تماس های راه دور بسیار مقرون به صرفه بود.

در سال 1996 زمینه حضور ویپ با اختراع کدک MDCT و پروتکل SIP بیشتر فراهم شد. پرتوکل SIP (Session Initiation Protocol) به سازندگان اجازه می‌داد تا بر محدودیت‌های سخت‌افزاری، غلبه کرده و هزینه‌نرم افزار، کاهش یابد.

Salesforce در سال 2000 میلادی API را معرفی کرد. روشی برای تعامل بین نرم افزارها و برنامه ها که برای توسعه‌دهندگان نرم افزار، هموار کرد.

اسکاپ در سال 2003 در دانمارک تاسیس شد و با تمرکز بر روی ویپ (تلفن سازمانی) تماس های اینترنتی را در دنیا رایج کرد.

نخستین تلفن همراه هوشمند متصل به Wi-Fi در سال 2005 وارد بازار شد و امکان برقراری تماس ویدئو کنفرانس دو طرفه و تماس تلفنی IP را ایجاد کرد. تا اینکه در سال 2006 نخستین برنامه VoIP تلفن همراه با نام Truphone برای گوشی‌های نوکیا، آیفون، اندروید و بلک بری، راه اندازی گردید. از آن پس کاربران این تلفن ها، امکان برقراری تماس های تلفنی و ارسال پیامک رایگان درون شبکه ای و حتی برقراری تماس های VoIP را داشتند. برای برقراری ارتباط های اینچنینی از SIP استفاده می شد.

شرکت آیفون در سال 2007 با معرفی تلفن های لمسی ارتباطات اینترنتی و بازار تلفن های هوشمند را متحول کرد. از آن پس با یک سیستم سبک کاربران می توانستند از ایمیل، مرورگر وب، نقشه‌ها و موارد دیگر استفاده کنند.

فرایند تکامل تلفن سازمانی و ویپ به حدی ادامه داشت که در سال 2018 میلادی این فناوری به یک صنعت 20 میلیارد دلاری تبدیل شد. این نرخ رشد تا به امروز نیز رو به افزایش است.

 

خدمات قابل ارائه حامی هدف در زمینه تلفن سازمانی (voip)

  • استفاده از نرمافزار به جای تلفن رومیزی
  • ضبط مکالمات تماس
  • صندوق صوتی
  • پنل آنالین وضعیت اپراتورها
  • عدم محدودیت در خطوط داخلی
  • سیستم نظرسنجی
  • استفاده روی موبایل
  • اتصال به CRM
  • منشی تلفنی دیجیتال
  • تعریف سطح دسترسی افراد بر اساس اولویت
  • دریافت و ارسال فکس به صورت pdfو انتقال آن ها به Email
  • صف انتظار
  • گزارش گیری دقیق
  • اتصال دفاتر بدون هزینه
  • پشتیان گیری
  • کیفیت صدا
  • گیتوی های آنالوگ (FXO)
  • مودم های SIP Trunk
  • گیتوی های ATA یا FXS
  • تلفن های ویپ (VoIP)
  • تجهیزات خاص ویپ
  • خط ویپ مخابراتی
  • دستگاه و کارت ویپ
  • سرور های ویپ
  • طراحی سیستم تبلیغاتی تماس خودکار
  • تنظیم ساعت و تایم اداری
  • تماس برگشتی
  • راه اندازی خط سیپ ترانک
  • سامانه نوبت دهی هوشمند تلفنی
  • کنفرانس تصویری
  • سامانه ارسال پیامک از طریق شبکه های اجتماعی و مخابرات
  • امکان انتقال شماره داخلی
  • تماسهای کنفرانس
  • امکان توسعه بر اساس نیازهای درون سازمانی
  • شرکت سیسکو (Cisco)
  • برند یالینک (Yealink)
  • شرکت پلیکام (Polycom)
  • برند اسنوم (Snom)
  • شرکت گرنداستریم (GrandStream)
  • برند فنویل (Fanvil)
  • شرکت اتکام (Atcom)
  • شرکت کوئینتوم (Quintum)
  • برند نیوراک (Newrock)
  • شرکت سنگوما (Sangoma)
  • شرکت پاناسونیک (Panasonic)